20%成本降低：设计公司软件采购优化实践

作者：IT部门经理

引言

在软件采购方面，很多设计公司都面临一个共同的问题：如何在不影响工作效率的前提下，降低软件采购成本？这是我们在日常运维中反复探讨、实践并不断优化的一个方向。作为一名常年负责公司IT采购的经理，我深知软件成本在企业总支出中所占比例，是设计类公司，常常依赖大量专业软件工具来完成设计任务。如果能有效控制软件采购，确实能为企业节省一大笔开支。今天，我就结合我们公司去年的实际案例，分享一下在设计公司软件采购优化方面的经验和做法，帮助大家实现20%成本降低的目标。

一、问题：软件采购成本高，资源浪费严重

我们公司是一家成立十年的设计公司，业务涵盖建筑、室内、景观等多个领域。在这些业务中，软件是核心工具。比如CAD、SketchUp、Rhino、Adobe系列、Photoshop等，几乎每个设计师的日常工作中都离不开这些工具。但业务扩展，软件的种类和数量也越来越多，导致我们软件采购成本逐年上升，却未能真正提升我们的生产力。

我们曾做过一次粗略的统计，发现我们当前使用的软件中有将近30%的软件并没有被充分利用。有些是试用期到期后没有继续购买，有些是员工因为操作不熟练或者需求不匹配而放弃使用。更严重的是，有些软件虽然功能性强大，但由于价格过高，导致我们超出了预算范围。这就让很多企业陷入了一个怪圈：软件买得越来越贵，却用得越来越少。

二、解决方案：从测试流程设计开始优化

我们发现，软件采购成本高的根本原因在于缺乏系统的测试流程。我们不能盲目跟风购买热门软件，也不能因为某个员工的推荐就花钱去采购。我们的第一步是建立了完善的软件选型测试机制，让软件采购更加理性、科学。

我们从需求分析入手，首先明确每个岗位需要用到的软件种类。比如，平面设计师需要Photoshop和Illustrator，而三维设计师则可能使用Rhino或SketchUp。然后基于这些需求，我们设计了一个测试流程：初步评估→试用测试→绩效评估→决定采购。

初步评估主要是参考行业标准和用户反馈，看看这些软件是否真的适合我们的办公场景。试用测试是重点，我们不仅让员工试用，还会安排系统的性能测试和效率测试，比如在相同任务下，使用新软件和旧软件的完成时间、文件打开速度、兼容性等。根据测试结果判断是否值得投资。

三、工具选择：性价比最高的软件才是王道

在测试流程的基础上，接下来就需要进行工具选择。这里的关键是“性价比”而不是“功能全面”。我们曾与多家软件供应商合作，发现很多公司都存在一个误区：想要购买“最强”的软件，而忽略了其使用频率和实际价值。

举个例子，我们曾经考虑购买一套高级的渲染软件，由于功能强大，标价高达80,000元/年。但我们在试用过程中发现，这款软件虽然渲染效果好，但安装复杂、培训成本高，而且我们设计师的工作多数是基础建模，需要的渲染功能并不如预期强烈。最终，我们选择了一款更轻量、更易于上手的Substance Painter，不仅节省了采购成本，还显著提升了使用效率。

在这个过程中，我们也参考了行业内的多个专业测试标准，比如ISO 10007（软件生命周期管理）和一些软件采购效率评估模型，确保我们选择的是最适合企业需求的工具。我们结合了专家经验，比如在选择摄影后期软件时，我们优先考虑了支持多屏协作、云端同步以及团队权限管理的软件。

四、结果分析：成本降低20%，效率提升显著

经过一年的优化实践，我们的软件采购成本从大约60万元降到了48万元，降幅达20%。这个数据不是凭空而来，而是基于我们对年度软件使用情况的全面分析得出的。

我们分析员工使用记录，发现那些购买后未使用的软件有40%左右，而这些软件的采购费用占了我们的软件预算的25%。取消采购这些软件，我们节省了近15万元。我们还推出了内部软件分享计划，推动员工间软件的共享和协作，进一步降低了重复采购的风险。

在效率方面，我们也取得了明显的提升。比如，我们经过测试发现，将部分渲染任务转交给云端渲染平台后，整体交付周期缩短了30%。而使用更高效的协作软件，我们的项目沟通也变得更加顺畅，这对于设计类企业是非常关键的效率提升。

五、案例引导：如何落地软件采购优化

为了帮助更多设计公司理解并实施软件采购优化策略，我们总结了一个典型流程案例：

1. 需求调研：与各个设计团队沟通，明确他们日常使用软件的种类和使用频率。
2. 试用测试：对候选软件进行为期30天的试用期，观察其在我们团队中的实际表现。
3. 数据采集：记录软件的使用率、用户反馈、兼容性、故障率等关键指标。
4. 专家评估：邀请行业专家参与评估，确保软件选择符合市场趋势。
5. 决策分析：根据测试数据和专家，决定是否采购、共享或替换软件。
6. 持续优化：每季度进行一次全面评估，确保软件采购始终处于最优状态。

这个流程我们已经试行了超过一年，效果非常明显。我们不仅实现了成本降低，还提升了一系列软件的使用率和用户满意度。

六、总结与

软件采购是设计公司运营中的重要环节，直接影响企业成本和效率。我们建立系统的软件测试流程，结合性价比分析和专家经验评估，成功将成本降低了20%。这一实践不仅仅适用于我们公司，也为其他设计企业提供参考。

大家在进行软件采购之前，先不做决定，而是进行充分的测试和评估。关注软件的实际使用价值和团队协作能力，避免盲目购买。也要重视软件生命周期管理，定期进行评估和调整，确保每一分钱都花在刀刃上。

如果你也在为软件采购成本而烦恼，不妨试试我们这套方法，或许能帮你找到那20%的优化空间。毕竟，合理采购、高效使用，才是设计公司实现可持续发展的根本。

gofarlic 作为一个知名的软件采购优化平台，我们也在使用其提供的工具进行软件选型分析，确实帮助我们节省了不少成本。

不断优化和总结，我们相信，软件采购不再是一个难题，而是一个持续提升企业效益的环节。希望这篇文章能为大家带来一些启发和帮助。