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未授权软件使用被罚?审计工具帮你规避法律风险

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未授权软件使用被罚?审计工具帮你规避法律风险

业务规模的扩大和软件需求的增加,许可证费用往往成为企业的一大负担。根据Flexera的《2024年软件资产管理报告》,企业在软件许可证上的支出平均占IT预算的25%,而其中30%的许可证并未被充分利用。这意味着,许多企业正在为未使用的资源支付高昂的费用。如何在不影响业务运营的前提下,减少许可证采购并节省费用呢?将为您揭示几项高效的许可证管理策略,并介绍如何格发软件资产管理系统实现这一目标。

一、许可证浪费的现状与成本

许可证浪费是企业普遍面临的问题。根据Gartner的研究,超过65%的企业存在许可证过度采购或未充分利用的情况。这种浪费不仅增加了企业的运营成本,还可能导致合规性风险。以某科技公司为例,该公司为500名员工购买了Microsoft Office 365许可证,但审计发现,实际使用率仅为60%。这意味着,公司每年为40%未使用的许可证支付了超过10万美元的费用。优化许可证分配,该公司成功将成本降低了30%。这一案例表明,科学的许可证管理,企业显著减少浪费并节省费用。

二、高效许可证管理的核心策略

要实现许可证成本的优化,企业需要从以下几个方面入手:

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  1. 许可证使用监控:实时监控软件的使用情况是优化许可证管理的第一步。监控,企业了解哪些许可证被频繁使用,哪些被闲置,做出合理的调整。企业定期检查员工的使用报告,分析许可证的使用情况,并根据使用情况调整许可证的分配。这种方式帮助企业及时发现未使用的许可证,及时回收或重新分配,避免因许可证不足导致的项目延误。

  2. 许可证审计与合规性检查:定期进行许可证审计是确保合规性和优化成本的关键。审计帮助企业发现未授权软件的使用行为,并确保所有软件都在合法授权的范围内。企业派遣专业的审计团队或利用格发等工具进行定期审计,以确保所有软件都在合法授权的范围内使用。这样做不仅避免因未授权软件使用导致的法律风险,还发现过度采购的许可证,减少浪费。

  3. 未授权软件使用被罚?审计工具帮你规避法律风险

    许可证优化与共享:分析使用数据,企业优化许可证的分配,并实施许可证共享策略。对于非全天使用的软件,采用浮动许可证模式,让多个用户共享同一许可证。这种方式不仅最大化许可证的利用率,还减少不必要的采购,降低总体拥有成本(TCO)。

三、格发软件资产管理系统:优化许可证管理的利器

为了帮助企业实现高效的许可证管理,格发软件资产管理系统应运而生。格发是一款功能强大的工具,帮助企业全面掌握软件资产的使用情况,优化许可证分配并节省成本。格发的核心功能包括实时监控、自动化审计和许可证优化。格发,企业实时跟踪企业内所有软件的使用情况,自动识别未使用的许可证和超量使用行为。格发还提供详细的审计报告,帮助企业发现潜在的风险并采取相应措施。某制造企业部署格发,成功将AutoCAD许可证的使用率从65%提升至90%,同时减少了20%的许可证采购成本。格发还帮助企业发现了多起未授权软件的使用行为,避免了潜在的法律风险。

四、结论

许可证浪费是企业在日常运营中面临的问题之一。实施高效的许可证管理策略,企业显著减少浪费并节省费用。格发软件资产管理系统作为一款功能强大的工具,帮助企业实现这一目标。对于政策制定者/决策者了解这些策略和工具的重要性至关重要。实施这些策略和工具,企业不仅降低运营成本,还提高合规性,避免潜在的法律风险。我希望这篇文章能够为相关政策制定者/决策者提供有益的参考和帮助。

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