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引言：为什么需要平衡？
越来越多的岗位招聘要求multi-tasking，也即多任务处理。其实，这种多任务处理的需求并不局限于工作场合——进入社会后，我们不得不在工作、学习和生活的多种任务中不断切换。疫情之下，在家工作进一步模糊了家庭生活和工作的分界线，长时间集中注意力变得更加困难。过去的一年里，作为一名研究生，我曾经历了这样一段时间：白天在家做研究所的远程实习，中间插缝在没活的时候锻炼、背单词，晚上备考GRE，周末肝毕设，有时候也想放松看看书玩玩游戏。期间，我深感平衡多任务与专注力的重要性——只有专注完成基本工作，才能留出时间提升自我。
对于多任务的处理方式，网络上早已有大量讨论：利用一定的辅助工具，提高任务管理能力和精力管理能力。但真正应用起来并没有那么简单，而且对不同类型的人来说都不一样。例如，我的室友曾表示她更喜欢全天只肝一件事。但这种安排对我来说不合适，因为我常常会有实习、工作等需求，但在工作之外我还想要提升；提升的同时，我还喜欢循序渐进的方式，真正内化知识，而不是突击式学习。这篇文章也只探讨这类情况。（慢跑型vs爆发力选手）
那么，对于想要在做好工作之外有循序渐进地进行自我提升需求的人来说，如何平衡这种多任务要求和专注效率呢？一句话总结：提倡适度多任务，重要项目深度专注。
为什么提倡适度多任务？
提倡适度多任务，并不只是因为”为生活所迫“，不得不选择多任务。实际上，很多创意类的工作并不是单纯靠堆积时间就能做好的。从生活的某个瞬间，或许你就能获得工作上某个难点的解决方案；在闲暇阅读书籍时，或许久未有所进展的科研便得以突破。更重要的是，重复同一个工作一定时间后，会带来精神上的疲乏感，即使不需要灵感，也可能出现更多的错误，此时，强迫自己继续专注下去明显不是最优的时间资源配置。
多任务的好处：
什么时候专注？
重要项目深度专注，首先需要确认什么是重要项目。我常常将以下几类连续耗时且要求高的事项分为重要项目：不得不做的本职工作，如本科阶段的课程学习或是硕士阶段的实习和科研；课余考证需求，如CFA、FRM、G/T；阶段性的自我提升目标，如学习Python数据分析、掌握SQL、学习日语和英语写作口语提升等。
深度专注则指的是连续1.5小时以上、每天2-4小时左右在同一个项目上。又或者，我认为是属于”刻意练习“的广义范畴。在深度专注的情况下，我通常能获得”我感觉我又掌握了新的东西“的正向激励，而非产生浪费几个小时脑袋空空的焦虑。关于刻意练习的实例，可以参考我的日语学习方法和记录。
具体建议
重要项目提前做好合理计划
项目管理作为一门学问，自有其难度和必要性。对于重大项目来说，当我们脑海中对计划的大阶段有基本认知时，才能更安心地指定对应的每日计划，从而实现深度专注。如果不做合理的计划，就会陷入不知道何时能达成目标的焦虑感或是几经折腾却大业未成的挫败感之中，影响任务执行本身的专注度。
对于重要项目，建议使用纸质的项目规划。纸笔可以帮你更清楚地捋清楚这项任务需要分为几个阶段，每个阶段需要完成什么小成就，并且思考为了完成这些小成就，每天大概需要完成多少任务量。在列好任务后，不必急着开始执行——问问自己：计划是否合理？比如，每天背100个单词在前几天或许并不是什么难事，但之后可能就会被巨量的复习数量压垮。
回顾之前对重要项目定义——重要项目是连续耗时且要求高的事项。除了耗时外，建立连续性的习惯意味着坚持。一开始，你可能会忘记要做这件事，比如我刚开始使用anki时经常忘记打开anki背单词。即使用了好几年，有时候忙起来我还是会忘了背单词。因此，可以考虑在日历或其他任务软件（例如滴答清单）中添加每日重复提醒，这不仅可以帮你建立起坚持推进项目的习惯，还会在你非常忙碌的时候提醒你“必须要做的事情”（我甚至设置了每天提醒我摘蚂蚁森林能量）。同时，基于我的滴答清单提醒，我每天早上会定下来今天的项目会推进到何种程度，同时加入进我的每日TO-DO列表中。
最后，在确定同一阶段要做的项目时，最好是采用文理结合的方法（根据个人意愿调整比例）。对我而言，刚开始读文献或者书本时汲取知识津津有味，但时间一长就会感到乏味，此时我会选择学习数学或者编程。在我做科研处理了大半天数据后，再切换到背单词就会觉得轻松而愉快。
修改计划
有了项目大体的计划后，具体怎么做，还需要learning by doing。每天要先做哪个项目，做到什么程度，以时间还是以质量衡量，都要大概有个数。俗话说，计划跟不上变化，所以一开始就要做好修改计划的准备。对一个项目而言，每个阶段的变化都会影响后续所有阶段，因此，为了避免频繁改变计划造成的烦躁和挫败感，在修改计划时最好是有一定的依据。
依据怎么来？答案很简单，从每天的积累中来。在项目初期，应该每天都对各个项目的执行情况进行反省和复盘。初期复盘可以使用文字记录分析哪里做得好、哪里完成情况不佳、具体原因是什么、明天准备如何改进、昨天的改进方案是否有效。后期也可以用时间轴记录何时做了什么，最后以周和月为单位回顾分析。有了这些记录，修改计划就会变得合理而有逻辑，从而真正实现“计划跟上变化”。
碎片任务及时清空
生活中总是充满了各种琐事 - 补充维生素，吃药，扔垃圾，洗澡，洗衣服，晾衣服，护肤，打扫卫生，办各种手续，老板/老师突然塞过来一份文件说不急花点时间看看，等等。可以说，除了吃饭和睡觉，我总是想对这些事情说一句“能不能别打扰我学习？”也正因如此，除了吃饭和睡觉，我希望其他琐事都可以交给我的秘书处理。秘书可以是纸质的memo，也可以是其他任务提醒和管理软件，这里我依然用的是滴答清单。
举几个例子。我在滴答里设置了每日重复的任务“daily morning routine”。这个任务里包括每天早上洗漱、写晨间日记、列今日TO-DO，上游戏清清体力做任务，刷邮箱订阅的新闻，吃维生素。这些事情都不是特别重要，但需要每天完成——越早越好，因为接下来工作时它们不会出来打扰你。同样地，我也按个人清理的习惯隔天设置洗衣和敷面膜，每周清理电脑和打扫卫生等。到提醒的那一天，我会根据当天TO-DO列表的情况把这些任务加入早/中/晚的block中。对于未来可能会办的手续，我也会根据预估的时间加入日历中，届时再根据实际情况调整。有了固定的提醒后我就不用再去分心想——除了我最关心的重要项目之外，今天还要做什么？
除了交给“助理”之外，一些不重复、紧急但不耗时的琐事，也可以选择立刻做，保证它们不会在你试图专注时占据你的注意力。
做不完怎么办
事情就是做不完，怎么办？这种情况每个人都会遇到。就在写这篇文章的时候，清洁笔记本电脑的任务还在滴答清单的过期栏里，十分醒目。
如果一件事经常都没法做好，那么最大的可能是计划出了问题。此时，应回到“修改计划”一节，重新评估当前情况下计划的合理性。比如，之前没有预计到的但更重要的项目挤占了每天很多时间，或是在计划中同时加入了太多项目。须知鱼和熊掌不可兼得，即使在这个浮躁的、人人都是斜杠青年的卷社会，对普通人来说，要想真正有所提升，保持持续的专注也是十分重要的。
除了因为计划的失误，生活中有太多太多的shock让我们无法及时完成所有任务。突然很想睡觉、朋友突然约出去吃饭吃完顺便还看了场电影、老板/客户突然有紧急任务，都会立刻推迟我们的计划。此时，只选择当日不得不做、推迟到明天明天的你就会眼前一黑的任务——例如，在我背GRE单词时，有一段时间每天需要复习400个左右单词，如果我拖延到明天，明天就会变成800个单词。在那段时间，无论有多少突发事件，我每天一定会做的事情就是拿下这400个单词的复习。
最后，如果对做不完感到压力过大，请选择放过自己。推迟，或者永久删除。活在世上，就算努力，也是为了开心。
155-2731-8020
