科技公司如何用格发优化Office 365许可证分配？

科技公司如何用格发优化Office 365许可证分配？

业务规模的扩大和软件需求的增加，许可证费用往往成为企业的一大负担。根据Flexera的《2024年软件资产管理报告》，企业在软件许可证上的支出平均占IT预算的25%，而其中30%的许可证并未被充分利用。这意味着，许多企业正在为未使用的资源支付高昂的费用。如何在不影响业务运营的前提下，减少许可证采购并节省费用？将为您揭示几项高效的许可证管理策略，并介绍如何格发软件资产管理系统实现这一目标。

一、许可证浪费的现状与成本

许可证浪费是企业普遍面临的问题。根据Gartner的研究，超过65%的企业存在许可证过度采购或未充分利用的情况。这种浪费不仅增加了企业的运营成本，还可能导致合规性风险。以某科技公司为例，该公司为500名员工购买了Microsoft Office 365许可证，但审计发现，实际使用率仅为60%。这意味着，公司每年为40%未使用的许可证支付了超过10万美元的费用。优化许可证分配，该公司成功将成本降低了30%。这一案例表明，科学的许可证管理，企业显著减少浪费并节省费用。

二、高效许可证管理的核心策略

要实现许可证成本的优化，企业需要从以下几个方面入手：

1. 许可证使用监控

实时监控软件的使用情况是优化许可证管理的第一步。监控，企业了解哪些许可证被频繁使用，哪些被闲置，做出合理的调整。

优点：

• 发现未使用的许可证，及时回收或重新分配；
• 避免因许可证不足导致的项目延误；
• 提供数据支持，帮助企业制定采购计划。

根据IDC的调查，实施许可证监控的企业平均减少20%的许可证采购成本。

2. 许可证审计与合规性检查

定期进行许可证审计是确保合规性和优化成本的关键。审计帮助企业发现未授权软件的使用行为，并确保所有软件都在合法授权的范围内。

优点：

• 避免因未授权软件使用导致的法律风险；
• 发现过度采购的许可证，减少浪费；
• 提高软件资产管理的透明度。

3. 许可证优化与共享

分析使用数据，企业优化许可证的分配，并实施许可证共享策略。对于非全天使用的软件，采用浮动许可证模式，让多个用户共享同一许可证。

优点：

• 最大化许可证的利用率；

• 减少不必要的采购；
• 降低总体拥有成本（TCO）。

三、格发软件资产管理系统：优化许可证管理的利器

为了帮助企业实现高效的许可证管理，格发软件资产管理系统应运而生。格发是一款功能强大的工具，帮助企业全面掌握软件资产的使用情况，优化许可证分配并节省成本。

格发的核心功能

• 实时监控：格发实时跟踪企业内所有软件的使用情况，自动识别未使用的许可证和超量使用行为。
• 自动化审计：定期审计，格发生成详细的报告，帮助企业发现潜在的风险并采取相应措施。
• 许可证优化：格发分析使用数据，提供优化，帮助企业减少不必要的许可证采购。

格发的实际应用案例

某制造企业部署格发，成功将AutoCAD许可证的使用率从65%提升至90%，同时减少了20%的许可证采购成本。格发还帮助企业发现了多起未授权软件的使用行为，避免了潜在的法律风险。

实施有效的许可证管理策略，并借助格发软件资产管理系统，企业显著减少许可证浪费，降低运营成本，提高合规性。对于企事业单位选用格发软件资产管理系统是一项极具价值的投资。