产品
数据驱动的成本优化：发现冗余软件许可的方法
作为一名企业IT管理人员，我经常遇到这样的问题：公司每个月的软件许可费用越来越高，但实际使用的软件却越来越少。“为什么我们还继续付费那些根本用不上的软件？” 这样的疑问不仅常见，而且很有现实意义。是在当前数字化转型加速、成本管控成为企业生存关键的背景下，如何数据驱动的方式发现并消除冗余软件许可，成为我最近在工作中重点探讨的课题。
很多企业在软件采购时，往往采用“怕漏掉”的思维，或者在某次项目实施中引入了某些软件，即使后来项目结束，软件仍然在账户上存在。这种现象在国有企业、大型制造企业中尤为普遍，其根源在于缺乏系统的软件资产管理和使用情况追踪。
有些软件可能几年前就已经不再使用，但因为采购流程繁琐，怕麻烦，一直保留着许可资格。有些可能被其他工具替代了，但公司却未及时评估和调整。这些冗余软件许可不仅造成浪费，还可能带来安全隐患，比如无用的软件可能成为漏洞攻击的入口。
要解决这个问题，数据驱动的成本优化是我们必须认真对待的方法。数据驱动并不是一件困难的事，它需要我们从几个层面入手：测试流程设计、工具选择、结果分析。如果这三个步骤做冗余软件的发现将变得简单高效。
测试流程设计要考虑的是如何准确地收集和分析数据。我们需要明确几个关键点：哪些软件是必须运行的？哪些软件只是偶尔使用？哪些软件已经删除了安装包？在这个过程中，实际情况调查是基础，不能只依赖系统内记录的许可信息。
我们以下方式来构建测试流程：
这些信息的整理，是进行下一步工具选择的前提。
在实际操作中，手动排查软件许可是一项非常耗时的工作，是在一家拥有数百甚至上千个软件许可的企业中。我们需要借助工具来提高效率，减少人为操作带来的误差。
我过去用过不少工具，其中有一款叫做Gofarlic的软件许可管理平台，给我的工作带来了很大帮助。它能够自动扫描所有运行中的软件，记录其使用情况，并与采购合同进行比对，识别出哪些软件是真正的“沉睡许可”。工具只是手段，关键还是看我们怎么用它。
选择工具时，有几个标准：
我推荐使用一些主流的软件资产管理系统（SAM），比如FlexNet Manager、Snow Software，或者一些开源工具如SCCM（System Center Configuration Manager）等。这些工具在企业中应用广泛，具备一定的稳定性，也容易获取支持和咨询服务。
一旦工具运行完成，我们就得到了一份完整的软件使用数据，接下来是如何分析这些数据，才是最关键的一步。
我将数据以表格形式进行分类，明确以下几项：
然后，结合业务需求，对这些软件进行优先级评估。确认是否有必要保留某个季节性应用，或是否替换为成本更低的开源产品。
实战案例：某制造企业消冗余案例
去年，我曾参与一个制造企业的软件许可优化项目。该企业使用了十几种不同版本的ERP、CRM和数据分析软件，但其中有不少软件已经停用多年，或仅对个别部门有用。
我们首先Gofarlic进行了扫描，发现在所有许可中，有约30%的软件在系统中并没有被激活或定期使用。我们逐一核查这些软件的使用记录，并与业务部门沟通确认。最终，我们成功地移除了这些软件的许可，为公司节省了约15万元的软件费用。
这个过程告诉我，数据驱动的成本优化，需要系统性、专业性和持续性。不能只做一次性的清理，而是需要建立一个长效机制，确保软件采购和使用始终与业务需求相符。
软件许可的优化并不是一劳永逸的事情，它是一个需要持续关注的管理任务。即便是现在清除了冗余许可，如果没有定期的检查机制，这些问题仍可能再次出现。
我在企业中建立季度软件使用审计机制，利用工具进行自动化检测，并将结果定期汇报给管理层。还考虑引入外部审计服务，确保数据的真实性和合规性。
发现冗余软件许可，本质上是一个数据收集、分析和决策的过程。它不仅需要技术工具的支持，更需要我们在管理层面下功夫。只有真正将数据用起来，才能实现成本的有效控制和资源的合理配置。
技术文档
热门文章
155-2731-8020
