Adams许可审计准备：确保许可数据完整性与准确性

问题：数据混乱，难以追踪哪些许可证有效，哪些已经过期

杰克在合规团队的强烈下决定开始进行许可审计，目标是让公司能够合法运营，防止法律风险。

解决方案：

遇到的第一个挑战便是数据的混乱。杰克的团队发现，他们拥有的许可证信息四散在各种纸质文件、电子邮件草稿以及表格中，没有任何系统的分类或检索方法。

策略：采用连续的文档管理和更新系统，建立一个许可数据库。

杰克和他的团队设法整理了所有的许可信息，将它们输入到一个共享的数字平台中。这个数据库不仅包括许可证的详细信息，如获得日期、到期日期和许可证类型，还涵盖了关联的业务活动和适用的地区。

问题：许可证到期临近，无法及时更新和续期。

为了应对这个挑战，他们制定并执行了一个定期审计计划。这项计划变成团队的日常工作一部分，让所有许可证在到期前至少30天都会被检查。团队提前安排更新或续期流程，让没有任何许可证失效。

策略：激活自动提醒功能，设置许可到期前的预警系统。

团队采用了自动化软件来监控许可证到期日期，一旦某项许可证即将过期，软件便会自动向杰克及其得力助手发送提醒邮件。这样的系统提高了效率，减少了时间浪费，让团队能够快速响应任何即将到期的许可证问题。

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